オンライン参加での座長について

はじめに

この方法で座長を執り行なっていただく方法は、従来の学術大会の場合と大きく異ります。また一般的なWeb会議とも若干異なります。現地参加と対比すると次の表のようになります。
発表者や参加者と異なり、Webex Events の用語での「パネリスト」の役割になって頂き、セッションの司会としての操作が必要となります。

座長のご参加方法による対比
従来の現地参加 オンライン参加
現地会場にご入場いただきます。 Webex Events のオンライン会場にご入場いただきます。
座長席にご着席いただきます。 Webex Events でのパネリストにご指名させていただきます。
座長席に備え付けのマイクに向かってお話しいただだきます。 PCに接続されたマイクに向かって、ご自分でミュートを解除していただき、お話しいただきます。
会場より挙手をみつけ、質問者としてご指名いただきます。 現地会場の挙手を実行委員がみつけますので、質問者としてご指名いただきます。
オンライン会場の挙手を座長の先生に Webex Events より見つけ質問者として指名いただきます(実行委員が代行させて頂くことも可能です)。

オンライン参加で座長を行うご予定の先生は、本大会でご発表をなさらない場合でも、Webex Events の操作をして頂きますので、発表操作講習会およびリハーサルにご参加頂きますようお願いいたします。
また、ご発表の前には、必ず、開催地の座長・演者受付 にお立ち寄りください。

セッションの基本的な流れ

  1. 必ずオンライン会場にご入場ください。入場の方法は参加者と同様です。詳しくは「お試し参加セッション」ページをご参照ください。
  2. 必ずセッション開始前に座長席、あるいは座長待機席に着席下さい。
  3. セッション開始のお時間になりましたら、セッションの開始をご宣言頂き、続いてご挨拶、セッションについてのご紹介などをお願いします。
  4. 演者の発表の準備が整いますと、実行委員より合図がございますので、演者と演題のご紹介をお願いします。続いて演者の口演が始まります。
  5. 演者の口演が終了しましたら、質疑の時間となりますので、質疑の司会をお願い致します。
  6. 質疑ではまず現地会場の参加者からの質問のお時間とします。「質疑の手順」表をご参照ください。
  7. 次にオンライン会場の参加者からの質問のお時間とします。「質疑の手順」表をご参照ください。
  8. 演者の発表のお時間が過ぎましたら、発表の終了を宣言していただき、ご発表者にご挨拶をお願いします。
  9. 3. に戻ります。
  10. セッションのお時間が過ぎましたら、セッションの終了をご宣言いただき、ご挨拶をお願いいたします。
質疑の手順
アクション 質問者の所在
現地会場 オンライン会場
質問の意思表示 質問者には挙手をしていただきます。 質問者には Webex Events の挙手機能を実行していただきます。
質問者の発見 実行委員が挙手している参加者を探します。 座長の先生には Webex Events の出席者リストより挙手している出席者を探していただきます。
質問者の選択 実行委員が挙手している参加者からお一人を選びます。判断は実行委員にお任せください。 座長の先生には挙手している参加者からお一人を選択して頂きます。
質問者の指名 実行委員が口頭やジェスチャーで質問者ご指名します。 座長の先生に質問者のお名前をお呼び頂きます。
質問者の発言準備 質問者はマイクの前へ。 オペレータが Webex Events を操作して質問者のミュートを解除いたします。

Webex Events の「パネリスト」について

Webex Events では、オンライン会場に入場している参加者を四つ役割に分けております。Webex Evens を使って座長を執り行って頂く場合には、パネリストになって頂きます。パネリストになりますと、システム運営に関する操作の一部を実施できるようになりますので、Webex で座長を執り行う予定の先生は必ず、発表操作講習会およびリハーサルにご参加頂きますようお願いいたします。

Webex Evenst での参加者の役割
名称 概要 本大会で割当
出席者 参加名は表示されません。
発言するには主催者によりミュートを解除してもらう必要があります。
一般参加者
パネリスト 参加名が表示されます。
画面のパネリスト一覧にイニシャルまたはカメラ映像が表示されます。
出席者の名前を見ることができます。
自分でミュートを解除することができます。
座長
プレゼンター パネリストの中から一人がプレゼンターに指名されます。指名は主催者が行います。
コンテンツ共有で発表することができます。
発表者
主催者 セッションのシステム運営をおこないます。 大会事務局

ご用意頂くもの

発表場所

インターネット接続

PC

マイク

ヘッドホン

カメラ

発表操作講習会

質疑の時間になりましたら、Webex Events を用いて座長を行う旨を講師にお伝えください。

発表操作講習会の開催予定
月日 時間 (○が開催予定です)
12:00〜13:00 18:00〜19:00 19:00〜20:00
11/10 (火)
11/11 (水)
11/12 (木)
11/13 (金)
11/16 (月)

Webex 講習会

大会期間前のリハーサル

Webex Events を用いての座長を執り行うことをご予定の先生は、大会期間前のリハーサルにご参加頂きますようお願いいたします。

「ご参加の際にご使用になる予定のPCが Webex Events に対応しているか」といった事前の確認が大変重要になります。そこで、リハーサル専用のオンライン会場をご用意いたしました。「できるだけ当日と近い環境で」、「発表で使用するPC」でのご参加をおねがい致します。
なお、リハーサルはボランティアの実行委員にご担当頂いております。

ご参加されましたら、Webex Events を用いて座長を行う旨を実行委員にお伝えください。

リハーサル会場

リハーサル会場は二つ御用意いたしました。
入場いただきますと、待機している実行委員よりお声がかかります。もし、お声がかかりませんでしたら、Webex Events の「挙手」機能でお知らせください。

スケジュール

以下のボタンよりリハーサルの開催スケジュールをご確認ください。
スケジュールは変更となる場合がございますことをご了承ください。

リハーサルのスケジュール

ご発表前の受付


※1 カメラで撮影されている映像がリアルタイムで配信されます。発表者のお姿だけでなく、背景も映ります。背景除去機能もございますが、誤動作や不完全な場合 がございます。特に病院内では患者さまの情報(カメラでお姿やお名前が映るだけでなく、院内アナウンスなどでお名前が呼ばれる場合など)に細心の注意を 払ってください。
※2 画像と音声の伝送が行われるので回線速度が画質や音質に影響を及ぼします。
※3 LinuxなどUNIX系のOSについては、Webex Events アプリが無い場合や設定が難しい場合がございますので、技術詳細についてご理解いただいている方のみご利用ください。 モバイルデバイス(スマートフォン、タブレット等)では発表資料のコンテンツ共有の操作手順が煩雑となりますので、操作方について習熟されている方のみご利用ください。 ご説明は Windows または macOS を前提としております。ご了承ください。
※4 PC内蔵マイクは指向性がないため、周囲の雑音を拾います。資料映像の表示操作のためのキーボードやマウスの操作音を拾います。
※5 音声をスピーカーで出力しますとマイク経由でのループが生じ発振(エコー、ハウリング)が生じることがあります。